S05 - Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Định nghĩa

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là khả năng sắp xếp và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn lực và thời gian giới hạn để đảm bảo hoàn thành công việc.

Biểu hiện hành vi ở các mức độ

Mức độ 5: Xuất sắc

Ở mức độ này, cá nhân chủ động vận dụng được kĩ năng này trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn. Cá nhân có thể tự tin truyền đạt kĩ năng này cho người khác.

• Sắp xếp được hệ thống công việc ở quy mô chiến lược

• Phân phối một nguồn lực lớn một cách chặt chẽ, biết đặt thứ tự ưu tiên chính xác

• Bao quát được hiệu quả sử dụng nguồn lực

• Luôn giữ được mọi việc trong tầm kiểm soát

Mức độ 4: Tốt

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khá khó khăn, mà hầu như không cần hướng dẫn.

• Có khả năng lên kế hoạch hành động chi tiết theo từng giai đoạn để hoàn thành mục tiêu cho công ty, sẵn sàng ứng phó với nhiều tình huống

• Phân phối nguồn lực chặt chẽ, biết đặt thứ tự ưu tiên

• Có khả năng hoàn thành khối lượng công việc lớn trong cả những tình huống áp lực

Mức độ 3: Khá

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khó khăn, dù đôi khi vẫn cần được chỉ dẫn từ người khác.

• Có khả năng lên kế hoạch công việc cho nhóm

• Biết cách đặt thứ tự ưu tiên ưu tiên cho công việc

• Có khả năng hoàn thành khối lượng công việc lớn, nhưng dễ mất kiểm soát trong những tình huống căng thẳng và nhạy cảm

Mức độ 2: Cơ bản

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống với độ khó trung bình và vẫn thường cần được hỗ trợ, hướng dẫn từ người khác.

• Có kế hoạch công việc cho bản thân

• Hoàn thành được các công việc của bản thân theo đúng deadline với khối lượng công việc lớn

• Chưa có khả năng tổ chức công việc cho đội nhóm

Mức độ 1: Kém

Ở mức độ này, cá nhân chỉ vận dụng được năng lực trong những tình huống cơ bản nhất và sẽ cần rất nhiều chỉ dẫn từ người khác.

• Chưa biết cách đặt thứ tự ưu tiên cho công việc

• Sẽ không hoàn thành được công việc theo đúng deadline nếu như khối lượng công việc lớn

Các câu hỏi phỏng vấn

• Mô tả lại một buổi sáng làm việc đầu tuần của bạn.

• Một tuần bạn dành bao nhiêu thời gian cho công việc X.

• Bạn đã bao giờ bị trễ deadline chưa? Chuyện gì đã xảy ra dẫn đến tình trạng đó? Hoặc nếu bạn chưa trễ deadline bao giờ thì bạn làm cách nào để không bao giờ bị trễ?

• Bạn sử dụng các công cụ quản lý thời gian và tổ chức công việc nào?

• Mô tả lại khoảng thời gian áp lực nhất khi mà bạn phải xử lí nhiều dự án/khách hàng cùng một lúc.

• Mô tả lại kinh nghiệm điều phối công việc trong nhóm của bạn.

• Bạn sẽ làm thế nào nếu như quản lý của bạn đột ngột giao cho bạn một nhiệm vụ rất khó khăn mà deadline lại rất gấp (ví dụ: một tiếng trước khi đi gặp khách hàng bạn được yêu cầu làm slide thuyết trình sản phẩm)

• Bạn đã bao giờ cảm thấy quá tải trong công việc chưa? Vì sao lại có tình trạng đó và bạn xử lí điều đó như thế nào?

• Bạn cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân như thế nào?

• Làm thế nào để bạn đảm bảo được rằng đã phân công cho các cá nhân trong team một khối lượng công việc hợp lý? Bạn theo dõi tiến độ công việc của nhóm như thế nào?

• Làm thế nào bạn nhấn mạnh ưu tiên được cho các công việc quan trọng?

• Làm thế nào bạn xử lí những yêu cầu phi lý của khách hàng/lãnh đạo liên quan?