CÔNG VIỆC PHÒNG NHÂN SỰ
R&D

Triển khai ERP với chi phí nào là hợp lý

Hầu hết các công ty sớm hay muộn đều đi đến kết luận rằng họ phải bắt kịp với các yêu cầu của lĩnh vực kinh doanh ngày nay. Vấn đề chính yếu của việc này là sử dụng các giải pháp phần mềm hiện đại giúp tăng năng suất. Các loại ứng dụng kinh doanh khác nhau có thể cải thiện các lĩnh vực như quản lý sản phẩm, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, v.v.

Một trong số đó là hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Nhưng câu hỏi thứ hai xuất hiện ngay lập tức - chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? Và câu hỏi này là vô cùng khó khăn. Vì vậy, hãy để Lừa xem những gì diễn ra trong quá trình này, các giai đoạn, mẹo và chi phí liên quan là gì.

Triển khai ERP là gì

Phần mềm ERP là các hệ thống / chương trình tích hợp quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Một gói ERP tiêu chuẩn thường sẽ bao gồm: tài chính, kế toán, phân phối tài nguyên, nguồn nhân lực. Các hệ thống tiên tiến hơn cũng sẽ có quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý bán hàng, chuỗi cung ứng, mua hàng, quản lý kho.

Triển khai ERP là một quá trình dài mất nhiều thời gian và nguồn lực. Nhưng nó được đền đáp trong những năm tiếp theo. Quá trình này bao gồm lựa chọn một ERP phù hợp cho tổ chức, lập kế hoạch, triển khai và bảo trì. Tùy thuộc vào độ phức tạp, có 3 loại triển khai hệ thống ERP:

Nhanh chóng - cài đặt chương trình một giải pháp cho doanh nghiệp một pháp nhân (/BU), khi không cần thêm dịch vụ hoặc điều chỉnh;

Tiêu chuẩn - cho các doanh nghiệp một pháp nhân hoặc nhiều pháp nhân (/BU), và có yêu cầu thêm một số tùy chỉnh;

Nâng cao - với nhiều địa điểm khác nhau, nhiều pháp nhân (/BU), ngôn ngữ hoặc tiền tệ, tiện ích bổ sung, v.v.

Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Nó có tất cả về năng suất kinh doanh, luôn luôn là một quy tắc để thành công. Một ứng dụng ERP tốt mang lại quyền truy cập thời gian thực vào cơ sở dữ liệu thống nhất các quy trình cho mọi người trong công ty. Nói cách khác, nó làm cho công việc dễ dàng hơn nhiều cho các tổ chức kinh doanh. Tất cả đều khá đơn giản với một ERP.

Để giải thích, chúng tôi đã thu thập được 10 lợi ích chính khi triển khai ERP:

  1. Hiệu quả - một tính năng chiến thắng số 1 thực sự, giảm các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại.

  2. Tiết kiệm chi phí - không kém phần quan trọng, với dữ liệu chính xác giúp giảm chi phí vận hành và ngăn ngừa sự chậm trễ / gián đoạn.

  3. Bảo mật - bảo mật và dữ liệu an toàn với các tùy chọn để hạn chế quyền truy cập vào các lớp thông tin khác nhau.

  4. Dịch vụ khách hàng - tương tác tốt hơn và nhanh hơn với khách hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin phù hợp và đầy đủ, lịch sử giao dịch, v.v.

  5. Tính cơ động - dễ dàng truy cập vào một chương trình tập trung từ bất cứ đâu.

  6. Báo cáo - nhiều loại báo cáo kinh doanh, tùy chọn để tùy chỉnh báo cáo, trực quan hóa tốt hơn các dữ liệu phức tạp.

  7. Dự báo - dựa trên dữ liệu chính xác và giao dịch từ hoạt động kinh doanh của chính bạn.

  8. Tính linh hoạt & khả năng mở rộng - có sẵn nhiều cấu hình khác nhau, điều chỉnh tất cả các yếu tố và mô-đun theo ý muốn, cũng như thêm nhiều hơn theo thời gian.

  9. Tự động hóa - tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ dư thừa.

  10. Khả năng cạnh tranh - với tất cả những lợi thế đó được kết hợp một cách phù hợp, công ty của bạn sẽ có được lợi thế so với những người chơi thị trường khác.

Ví dụ thực tế

Một ví dụ tuyệt vời về việc triển khai ERP hiệu quả là bởi Nestle. Với những cải tiến mà ứng dụng đã mang lại, đặc biệt là quản lý chuỗi cung ứng và dự báo nhu cầu, công ty đã có thể kiếm thêm $ 325 triệu trong năm tới. Hơn nữa, Nestle đạt năng suất tốt hơn nhiều khi là một doanh nghiệp lớn, khi 29 thương hiệu khác nhau sáp nhập vào một cơ sở dữ liệu thời gian thực duy nhất.

Kế hoạch triển khai ERP

Trong nhiệm vụ lâu dài để triển khai một hệ thống ERP, giai đoạn đầu tiên là khám phá và lập kế hoạch. Nó chỉ đơn giản là không thể được bỏ qua do nhiều phức tạp và yêu cầu kinh doanh và thông số kỹ thuật. Đây là chiến lược, đây là cách bạn chọn phần mềm phù hợp và sẽ đưa nó vào hoạt động. Khi các yêu cầu kinh doanh được thu thập và một hệ thống ERP được chọn, đó là lúc kế hoạch triển khai ERP. Nó nên bao gồm:

  • Tóm lược môi trường nghiệp vụ

  • Xác định Chi phí sở hữu thực sự (TCO)

  • Xác định được Yêu cầu cấu hình

  • Quản lý dự án

  • Các Yêu cầu quy trình kinh doanh

  • Chiến lược triển khai

  • Quản lý tổ chức (vai trò và trách nhiệm)

  • Các giai đoạn được xác định

  • Thời gian và thời hạn

  • Các lĩnh vực khả năng hệ thống không nhất quán

  • Chiến lược di chuyển dữ liệu

  • Yêu cầu tài nguyên

4 chiến lược hàng đầu để triển khai ERP

Có nhiều chiến lược triển khai ERP khác nhau và việc lựa chọn một chiến lược phù hợp là rất quan trọng. Nói chung, đây là 4 nhóm chiến lược:

  • Big bang - một hệ thống mới sẽ hoạt động ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sử dụng nó;

  • Triển khai theo giai đoạn - quá trình chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước;

  • Agile - cũng xảy ra theo từng giai đoạn, nhưng theo thiết kế liên tục, thử nghiệm và triển khai các yếu tố cho đến khi chuyển sang một giai đoạn khác;

  • Song song - cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới.

#1 Chiến lược Big bang cũng được biết đến theo phương châm của nhóm chìm hoặc bơi, vì nó khá mạo hiểm. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một khoảnh khắc. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ (cũ) bị tắt. Đó là điểm không trở lại, trong một số ý nghĩa. Điều nguy hiểm là nếu một yếu tố thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho các thành phần khác của hệ thống và toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Mặt khác, chiến lược triển khai ERP này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, không yêu cầu bất kỳ giao diện tạm thời nào. Theo quy định, phạm vi của Bing Bing phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hơn hoặc thời gian là rất quan trọng.

Chiến lược Big bang

#2 Triển khai theo giai đoạn cho thấy việc chuyển sang một hệ thống ERP mới được thực hiện theo một chuỗi các bước được lên lịch trong một khoảng thời gian. Cách tiếp cận này cho thời gian để tìm giải pháp nếu có sự cố xảy ra và cũng tạm thời quay lại hệ thống cũ trong khoảng thời gian trong khi vấn đề được giải quyết. Nó cũng cung cấp một khả năng để bắt đầu với các mô-đun quan trọng nhất. Nếu tổ chức có nhiều trang web, cách tiếp cận theo giai đoạn cung cấp cơ hội để chọn một trang thử nghiệm để triển khai ERP. Đào tạo diễn ra từng bước - nhân viên có được và tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng. Điều này cũng cải thiện tỷ lệ chấp nhận. Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận CNTT dễ dàng khắc phục sự cố dần dần.

Có ba cách khác nhau để đạt được việc thực hiện theo giai đoạn:

  • Theo mô-đun - thông thường, đầu tiên phải đi là các mô-đun được sử dụng trong các hoạt động hàng ngày;

  • Theo đơn vị kinh doanh - bắt đầu từ một trang web / bộ phận và tiếp tục một đơn vị tại một thời điểm;

  • Theo địa ban - dựa trên khu vực / thành phố / vv. đơn vị, từng cái một.

Triển khai theo giai đoạn

#3 Triển khai Agile rất tốt cho việc quản lý các dự án dài hạn. Chiến lược này chia một dự án thành các giai đoạn ngắn gọi là nước rút. Mỗi lần chạy nước rút có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng ngay trước mắt. Nó mang lại khả năng thích ứng nhanh chóng thiết kế và triển khai với các thay đổi kinh doanh - khả năng các phương pháp khác không cung cấp. Bước đầu tiên của chiến lược nhanh là thu thập tất cả các thông tin cần thiết và chuẩn bị dự án. Sau đó chạy nước rút được chạy. Agile đủ linh hoạt về nhu cầu thị trường và chi phí ít hơn, mặc dù cần giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn.

Triển khai Agile

#4 Song song là một chiến lược ít rủi ro hơn vì nó gợi ý thực hiện một hệ thống mới trong khi vẫn đang chạy một hệ thống cũ. Nhân viên có thể học cách sử dụng một hệ thống mới và thực hiện các hoạt động thường xuyên của họ với hệ thống cũ. Khi một hệ thống ERP mới hoạt động tốt, hệ thống cũ sẽ bị tắt. Cân nhắc ưu và nhược điểm ở đây, chúng ta nên lưu ý rằng phương pháp song song liên quan đến chi phí cao hơn, thời gian thực hiện lâu hơn và nhiều nỗ lực hơn (người dùng phải nhập dữ liệu vào cả hai hệ thống).

Các bước triển khai ERP

Chọn một hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn sẽ cho phép triển khai ERP mượt mà hơn. Nếu phần mềm đó phù hợp với ngành và lĩnh vực của bạn, bạn đã giành chiến thắng phải thiết kế tùy chỉnh và điều chỉnh một ứng dụng. Một trong những lý do hàng đầu khi triển khai ERP thường thất bại là do không phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, mua một ERP chỉ là một nửa thỏa thuận. Trong bất kỳ quy trình triển khai ERP nào, có những giai đoạn bắt buộc nhất định, muốn hay không.

  1. Lựa chọn ERP - viết ra các tính năng quan trọng, phân tích, nghiên cứu và so sánh, đàm phán.

  2. Thay đổi quản lý - vì người ta phải định hướng lại và thuyết phục nhân viên làm việc trong môi trường hoàn toàn mới.

  3. Chuẩn bị và di chuyển dữ liệu - xem xét mức độ tương thích dữ liệu của bạn với một ERP mới, quyết định về những gì có thể (và không thể) được loại bỏ, chuyển đổi dữ liệu.

  4. Triển khai ERP - cài đặt, cấu hình và tối ưu hóa hệ thống.

  5. Kiểm tra - kiểm tra nếu mọi khía cạnh hoạt động đúng, sửa lỗi.

  6. Tùy chỉnh - điều chỉnh các yếu tố quan trọng của ERP, phù hợp với quy trình làm việc và quy trình kinh doanh của công ty.

  7. Đào tạo người dùng - dạy mọi nhân viên làm việc với ứng dụng cách sử dụng hiệu quả.

  8. Khởi chạy và bảo trì - Kích hoạt ERP trên tất cả các bộ phận, hỗ trợ, bảo trì, cập nhật sau khi ra mắt, v.v.

Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu

Cuối cùng, chúng tôi đã đi đến vấn đề chính khi triển khai một giải pháp ERP - chi phí. Chi phí triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là ít nhất một vài trong số chúng để bạn hiểu được sự phức tạp thực sự của vấn đề:

  • quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.)

  • loại giải pháp (cụ thể theo ngành và tùy chỉnh, hoặc chung và linh hoạt)

  • tài nguyên cần thiết (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.)

  • mức độ tùy biến

Chi phí triển khai ERP

Danh sách này có thể được tiếp tục và mở rộng, tuy nhiên, đây là những yếu tố chính. Vì vậy, chỉ để cung cấp cho bạn hình ảnh chung, đây là chi phí ước tính cho việc triển khai hệ thống ERP dựa trên quy mô công ty và phạm vi thị trường.

Loại hình doanh nghiệp

Chi phí

Doanh nghiệp nhỏ

$ 5,000 – $ 50,000

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

$ 50,000 – $ 500,000

Doanh nghiệp vừa - Doanh nghiệp

$ 500,000 – $ 2 million

Một lần nữa, phạm vi giá đó có thể không dễ dàng và rõ ràng. Kết quả tìm kiếm phổ biến nhất của Google cho thấy cài đặt ERP điển hình cho doanh nghiệp cỡ trung bình sẽ dao động từ 150.000 đến 750.000 đô la. Chi phí ERP lớn đó là do nhiều yếu tố được đề cập ở trên đối với loại phần mềm kinh doanh này - mức độ sử dụng, đào tạo, tùy chỉnh, bảo trì, nâng cấp, v.v. Giống như mọi cá nhân sống, mọi môi trường kinh doanh hoặc thực thể là duy nhất. Giá của từng dự án ERP cũng vậy.

Không ai có thể xác định toàn bộ giá cuối cùng để triển khai ERP một cách chính xác. Bất kỳ nhà cung cấp có thể cho bạn biết chính sách giá của họ và chi phí bổ sung có thể. Bạn có thể dự đoán ngân sách của mình dựa trên các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, nhân viên và phần mềm. Vấn đề là bạn sẽ biết tổng chi phí chỉ khi dự án hoàn thành. Nguyên tắc chung là: công ty càng lớn, số lượng người dùng càng lớn, chi phí sẽ càng cao.

Tính toán ví dụ

Hãy để công ty có 100 nhân viên quyết định đồng hành cùng SAP. Phí một lần là $ 2,975 cho mỗi người dùng đã có nghĩa là $ 297.500. Ok, 300.000 đô la, rõ ràng.

Thêm phí bảo trì hàng năm (18% = $ 53,550), chi phí lắp đặt và cấu hình (với mức $ 195 mỗi giờ chiếm khoảng $ 10.000 trở lên) và bạn có $ 360.000.

Sau đó, thêm các dịch vụ tùy chỉnh và đào tạo (giả sử 100.000 đô la mỗi dịch vụ), chức năng bổ sung mà một công ty có thể cần và bạn có chi phí vượt quá 500.000 đô la.

Ngoài ra, nó rất hữu ích khi biết rằng giá của phần mềm là phần chi phí thấp hơn. Hầu hết các chi phí ERP sẽ được dành cho nhân viên, tư vấn bên ngoài và như vậy. Nói chung, tổng phân phối chi phí ERP trông như thế này:

  • 15-30% đi cho chính phần mềm,

  • 5-10% dành cho cơ sở dữ liệu và quản lý hệ thống,

  • 10-20% dành cho cơ sở hạ tầng,

  • 40-60% về nguồn nhân lực.

Tính toán ví dụ chi phí ERP

Các yếu tố đóng góp vào chi phí ERP

1. Loại công ty và số lượng người dùng hệ thống

Rõ ràng là không có hai công ty giống nhau. Nói chung, thực thể sản xuất cỡ trung sẽ yêu cầu hệ thống phức tạp hơn so với công ty loại dịch vụ. Để chọn giải pháp tốt nhất, bạn phải tiến hành phân tích yêu cầu sâu sắc. Ngay cả các nhà cung cấp phần mềm won won cũng cung cấp cho bạn mức giá chính xác cho đến khi bạn thực hiện nó.

2. Số lượng dịch vụ của bên thứ ba

Mong đợi khoảng 30 - 35% chi phí giải pháp ERP. Dịch vụ của bên thứ ba để làm gì? Rất nhiều trong số chúng được thiết kế để nâng cao kinh nghiệm làm việc với hệ thống ERP, cũng như phù hợp với nhu cầu của ngành công nghiệp nhất định. Trên thực tế, đây là một tuyến đường thay thế để chi tiêu ít hơn. Ngay khi khách hàng ERP nhận ra rằng họ có thể từ chối bảo trì nhà cung cấp, thị trường đã tràn ngập dịch vụ hỗ trợ của bên thứ ba. Ngoài ra, các nhà cung cấp hỗ trợ ERP của bên thứ ba đang thực hiện công việc tốt hơn, trong thực tế, hỗ trợ sẽ phản ứng nhanh hơn.

3. Chi phí dịch vụ và phần cứng

Hỗ trợ hệ thống đang thực hiện có giá trung bình 100-200 đô la ở thị trường trung bình. Và tất nhiên, phần mềm phải có phần cứng được cài đặt lên. Nếu công ty của bạn không được trang bị nó, hãy tính đến, từ 12.000 đến 50.000 đô la sẽ được yêu cầu.

4. Lệ phí cấp giấy phép

Giấy phép phần mềm ERP có nghĩa là gì? Hệ thống ERP, giống như nhiều ứng dụng doanh nghiệp, thường không được mua, nhưng được cấp phép sử dụng. Việc cấp phép có thể dành cho một công ty, một đơn vị cụ thể hoặc một số người dùng. Giấy phép phần mềm có thể là vĩnh viễn hoặc tạm thời. Một thỏa thuận bảo trì có thể không thể thiếu trong việc cấp phép - để trả tiền cho các hỗ trợ và cập nhật kỹ thuật. Thông thường bảo trì có giá như một tỷ lệ phần trăm của giấy phép.

5. Loại triển khai

Cho dù bạn chọn cài đặt dựa trên nền tảng đám mây hay triển khai ERP tại chỗ, mỗi loại đều ảnh hưởng đến chi phí theo cách riêng của nó. Hầu hết các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây được bán trên cơ sở đăng ký khi bạn trả tiền cho mỗi người dùng / tháng và thuê giải pháp, có thể nói như vậy. Hệ thống ERP tiền đề thường mang một khoản phí trả trước lớn, khiến bạn trở thành chủ sở hữu đầy đủ.

Chi phí bảo trì ERP

Tiếp nối những thứ thúc đẩy giá cài đặt ERP, một thực tế ít được biết đến là chi phí duy trì ERP thường vượt quá chi phí triển khai ban đầu. Vâng, chúng tôi không nhầm. Các doanh nghiệp phát triển, mở các đơn vị mới và có được các đối tác thương mại mới hoặc có thể thuê ngoài một số công việc, v.v. Hệ thống ERP phải phát triển cùng, chắc chắn.

Chi phí bảo trì ERP thường là 15% - 20% khoản đầu tư vào một giải pháp ERP. Vì vậy, nếu chúng tôi lấy mức giá trung bình 500.000 đô la của chúng tôi, hỗ trợ hàng năm cho nó sẽ là khoảng 75.000 đô la. Để giảm thiểu các chi phí đó, lời khuyên của chuyên gia là:

  • Lập kế hoạch và triển khai ERP của bạn tốt hơn

  • Không bao gồm giấy phép không cần thiết

  • Giảm cập nhật phần cứng với các giải pháp đám mây

  • Thuê nhà cung cấp dịch vụ và giảm quản lý CNTT của riêng bạn

Làm thế nào để đo lường sự thành công của việc triển khai ERP

Những số liệu triển khai ERP là gì ngoài kia? Bạn có chấp nhận chỉ hỏi nhân viên có bao nhiêu trong số họ thực sự sử dụng hệ thống ERP mới không? Hy vọng là không. Mặc dù bạn nên hỏi liệu chuyển đổi sang ERP có bị gián đoạn kinh doanh và ảnh hưởng đến khách hàng hay không. Và một số số liệu cụ thể và chính xác hơn để đo lường sự thành công của dự án triển khai ERP như sau:

  1. Đo thời gian chu kỳ (thời gian giao sản phẩm cho khách hàng kể từ thời điểm hóa đơn đến)

  2. Kiểm tra độ chính xác dự báo hệ thống (yêu cầu một số thời gian và thu thập dữ liệu)

  3. Đo lường sự hài lòng của khách hàng

  4. Đo lường tỷ lệ chấp nhận của nhân viên

  5. Ước tính thời gian giao dịch bán hàng

  6. Kiểm tra thời gian ngừng hoạt động của hệ thống (số càng thấp thì càng tốt)

  7. Đo lường lợi ích chiến lược (ra quyết định nhanh chóng, báo cáo, tiết kiệm chi phí, v.v.)

Kết luận

Để kết luận về vấn đề chi phí triển khai ERP, chúng ta nên nói rằng chi phí có thể thay đổi:

  • từ 100.000 đến 500.000 đô la cho các công ty cỡ trung bình

  • có thể vượt quá $ 1M hoặc thậm chí $ 2M cho các doanh nghiệp

Dự toán như vậy giả định thực hiện "On-premise"