4 bước xây dựng khung năng lực hiệu quả trong quản trị nhân sự

Đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên đã không còn là vấn đề quá khó khăn nếu như các nhà quản lý biết ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự. Vậy xây dựng khung năng lực như thế nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp?

1. Năng lực là gì? Khung năng lực là gì?

Trước khi tìm hiểu cách xây dựng khung năng lực, bạn cần nắm được các định nghĩa liên quan: năng lực là gì và khung năng lực là gì.

Theo Cục quản lý nhân sự của Mỹ, năng lực (competency) được định nghĩa là: đặc tính đo lường được của kiến thức, kĩ năng, thái độ (cách ứng xử và tính cách) (Knowledge – Skills – Attitude) mà một nhân viên cần có hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Một năng lực thường được đánh giá theo 5 thang điểm từ 1 đến 5, tương ứng là từ kém đến xuất sắc. Việc cho điểm này hoàn toàn linh hoạt theo từ điển năng lực của từng doanh nghiệp – có thể hiểu là bộ sổ tay định nghĩa toàn bộ năng lực cùng các biểu hiện của năng lực đó(behavioural indicators).

Dựa trên đó, ta có thể định nghĩa ra khung năng lực là gì. Khung năng lực (hay còn gọi là mô hình năng lực - competency model) là bản mô tả tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ mà một nhân sự cần có để hoàn thành tốt công việc. Thông thường, năng lực được chia làm 3 nhóm phổ biến sau:

• Nhóm năng lực cốt lõi: bao gồm các năng lực chung và cần thiết cho tất cả các vị trí nhân sự. Các năng lực này được xác định dựa trên chiến lược, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sử dụng lao động.

• Nhóm năng lực chuyên môn: bao gồm các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào đó để hoàn thành công việc. Nhóm năng lực này mang tính chất đặc thù cho vị trí công công việc, mang tính chất quyết định để nhân sự đó có thể đảm đương được công việc.

• Nhóm năng lực quản lý: nhóm năng lực này bao gồm các yêu cầu đối với công việc có tính chất quản lý (ví dụ như lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, điều phối,…)

2. Ứng dụng của khung năng lực

Khung năng lực là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả và đã được ứng dụng cho rất nhiều hoạt động. Nó có thể được sử dụng làm cơ sở cho công tác tuyển dụng nhân sự. Các năng lực được mô tả trong khung năng lực (hay mô hình năng lực) trở thành những tiêu chuẩn để người tuyển dụng đánh giá ứng viên. Việc này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng hiểu rõ toàn diện về ứng viên, nắm được những năng lực nào có thể đào tạo và năng lực nào cần phải đáp ứng ngay ở hiện tại.

Khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng trong chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Khi khung năng lực được xác định rõ ràng, doanh nghiệp và nhân sự sẽ nắm được các yêu cầu và cấp độ cần đạt được ở mỗi vị trí. Nhờ vậy mà hoạt động đào tạo được triển khai minh bạch, hiệu quả, hiểu rõ cần phải đào tạo ai và ở cấp độ như thế nào trong lộ trình thăng tiến.

Cuối cùng, đây cũng là nền tảng quan trọng để nhà quản lý đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó xác định được ra các chế độ lương, thưởng và các chính sách đãi ngộ khác tương xứng.

Tham khảo thêm: Mẫu khung năng lực cho ứng viên vị trí Nhân viên kinh doanh và Account Manager

3. Cách xây dựng khung năng lực hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị

Để xây dựng khung năng lực phù hợp và có tính ứng dụng cao cho tổ chức, bạn không nên bỏ qua bước chuẩn bị này. Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, thiết lập rõ ràng hệ thống các chức danh và mô tả nhiệm vụ - quyền hạn tương ứng. Bởi vì các năng lực cần thiết sẽ không thể xác định nếu như không có mục tiêu sử dụng.

Bước 2: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực, đó là: xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực có sẵn.

• Nếu lựa chọn xây dựng mới hoàn toàn, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…

• Nếu sử dụng bộ khung năng lực có sẵn, đây sẽ là một giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp.

Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.

Bước 3: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước tiếp đó là xây dựng khung năng lực (mô hình năng lực) chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức của bạn. Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh.

Trong quá trình lựa chọn, nhà quản lý nên thực hiện khảo sát các nhóm nội bộ để thảo luận thêm về mức độ sử dụng các năng lực và nhất định phải bám sát, dựa trên nhiệm vụ của mỗi chức danh đã chuẩn hóa trước đó.

Bước 4: Triển khai – Cải tiến

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu.

Trên đây là kiến thức để xây dựng khung năng lực nền tảng nhất mà các nhà quản lý cần nắm rõ. Hy vọng bài viết sẽ là kim chỉ nam hữu ích dành cho các doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu ứng dụng khung năng lực vào hoạt động quản trị nhân sự.